Es ist ein Donnerstag, der Laptop zeigt 8:32 Uhr an. Auf dem Schreibtisch befinden sich ein Wasserglas mitsamt -flasche, mein Armband (stört beim Tippen) und mein Handy. Ich habe bereits einige wichtige Programme, die ich heute benötigen werde, geöffnet: Outlook, den Browser mitsamt Projektmanagement-Tool, das VoIP-Telefonie-System und Microsoft Teams. Im Teams-Chat herrscht bereits ein reger Meme-Austausch. „Guten Morgen zusammen!“, schreibt A. S feiert den kleinen Freitag, der schon fast, aber auch nur fast das Wochenende einläutet. Dem süßen Racker muss ich einfach ein Herz geben.
Memes und GIFs spielen eine wichtige Rolle in unserem Chat und sorgen für Teamspirit.
Außerdem erwarten mich 14 neue E-Mails im Posteingang. Also los, dann mal ran an die Arbeit. Newsletter… Newsletter… überfliege ich erstmal. Vielleicht werde ich sie mir noch in Ruhe durchlesen. Aber erst nachdem ich alle über Nacht reingekommenen E-Mails zumindest einmal kurz gesichtet habe. Die neueste Coverage vom Media Monitoring… nur ein Artikel in der IT-Fachpresse, aber immerhin – verschiebe ich in den dafür vorgesehenen Outlook-Ordner, damit ich die Clippings fürs Reporting später gesammelt vorliegen habe. Anzeigenverkäuferin – wir wollen die Verlage ja unterstützen, aber bekommen aktuell leider kein Budget vom Kunden.
Hurry up and wait
Oh, eine E-Mail mit dem Betreff „ASAP Pitching“ von 23:42 Uhr gestern Abend. Ich bin gespannt – was haben die Amerikaner (mein Kunde) wohl Dringendes für uns? Ich richte mich in meinem Arbeitsstuhl auf und signalisiere meinen noch leicht schläfrigen Gehirnzellen, dass jetzt die erste Anstrengung des Tages ansteht. Dann mache ich mich daran zu evaluieren, ob der Pitch für unseren Markt, sprich unsere Journalisten beziehungsweise deren Leser, relevant und interessant ist. Super, ist er! Dann los. C anrufen und ihn bitten asap, also schnellstmöglich, das Statement zu übersetzen.
Zum Glück bekommt er das unter und macht sich umgehend an die Aufgabe. Seine Antwort auf meine Bitte: „Ich habe schon damit gerechnet, es ist schließlich Ende der Woche – die perfekte Zeit für wichtige und dringende Statements.“ Wir können darüber lachen. Schließlich freuen wir uns immer über guten Input – am meisten, wenn dieser am Anfang oder Mitte der Woche kommt, so dass wir ihn noch in der gleichen Woche an die Medien spielen können. Zum Glück sind wir ein Team und alle helfen gerne mit. Unser Ziel: das Statement noch am selben Tag zu verschicken, damit es die Journalisten noch vor dem Wochenende erreicht und es hoffentlich abgedruckt wird.
Es kommt aber auch vor, dass so eine Story aus den USA für unseren Markt irrelevant ist. Dann kommt meine Rolle als Kundenberaterin zum Einsatz und ich erkläre, weshalb wir davon abraten, das Thema auszuspielen. Nicht jeder will das hören – aber wir verstehen uns eben als Berater auf Augenhöhe. Und am Ende beweise ich dem Kunden damit ja auch, was er an einer PR-Agentur hat, die im Markt sitzt und sich bestens auskennt. Jetzt heißt es für mich aber erst einmal warten und darauf vertrauen, dass C sein Ding gut macht. Viel Zeit zum Redigieren bleibt jedenfalls nicht.
Es gibt solche und solche Tage: Manchmal brennt gefühlt die Hütte und der Kunde hat (unrealistisch) hohe Erwartungen – dann kommt unsere Beratungskompetenz zum Einsatz und wir müssen Erwartungsmanagement betreiben.
Entwurf, 4-Augen-Check, Freigabe
Nachdem das unerwartete Projekt in die Wege geleitet ist, widme ich mich den übrigen E-Mails und bin gespannt, was mich sonst noch an Überraschungen erwartet. Und die kommen: Ein Kunde hat unsere Übersetzung einer Pressemeldung aus dem Englischen ins Deutsche freigegeben – super, dann können wir die heute noch verschicken. Kollegin A hat die Freigabe auch schon gesehen, die Meldung proaktiv ins Versandtool eingestellt und mir eine Testmail geschickt. Gemäß unseres 4-Augen-Prinzips schaue ich noch einmal drüber. Sieht gut aus: Die Formatierungen stimmen, unsere Kontaktdaten sind enthalten, die korrekten Adressaten sind ausgewählt. Raus damit und hoffen, dass die Neuigkeit unseres Kunden zahlreiche Journalisten interessiert.
Zwischenzeitlich hat mir mein Kollege B aus unserer internen Redaktion den Entwurf für einen Fachartikel zum Redigieren geschickt. Den muss ich mir gleich heute anschauen, damit er zeitnah zur Freigabe an den Kunden und vor Ablauf der Deadline an die Redaktion geschickt werden kann. Jetzt steht aber erst einmal das morgendliche Daily an.
Zur Auflockerung des Tages: Meetings
Das Daily ist unser täglicher Check-in innerhalb des Schnabeltier-Teams. (Ja, so heißt unser Team wirklich. Den Namen haben wir uns selbst gegeben und er hat schon für viele lustige Momente und Memes gesorgt.) Im Daily identifizieren wir Kapazitätsengpässe, koordinieren anstehende Aufgaben und kommunizieren Aktuelles. Heute scheint jeder gut zu tun zu haben, aber keiner überlastet zu sein. A wird am Nachmittag für etwa eine Stunde offline sein, um sich um sein Kind zu kümmern, aber rechtzeitig zum Call mit unserem gemeinsamen Kunden wieder am Platz sitzen. Ein Glück!
Bei dem Online-Meeting handelt es sich um eine wöchentliche Absprache mit dem Kunden, bei der wir aktuelle und zukünftige Projekte besprechen. Wir sind zwar auch im ständigen E-Mail-Austausch, aber der direkte Dialog per Videoanruf ist dennoch gut und wichtig – allein schon für die Kundenbindung.
Kennt Ihr das? Wenn Ihr vor lauter Meetings nicht zum „Arbeiten“ kommt?
Am späten Nachmittag steht für mich eine Interviewbegleitung an: Die Frankfurter Allgemeine Zeitung möchte mit unserem Kunden sprechen. Ein Traum, das haben wir selbstverständlich gerne möglich gemacht! Meine Aufgabe ist es, die Gesprächspartner einander und den Grund für das Interview noch einmal kurz vorzustellen. Anschließend biete ich an, das Gespräch aufzuzeichnen. Meine Hauptaufgabe: Aktiv zuzuhören, damit ich dem Journalisten im Nachgang gegebenenfalls zum Thema passende Unterlagen zukommen lassen kann. Das Interview findet am späten Nachmittag statt, da der Kunde in den USA sitzt. Davor steht für mich aber noch wie jeden Donnerstag ein bisschen Reporting an.
Reporting, Reporting, Reporting
Für die meisten Kollegen in meinem Team ist der Donnerstag Reporting-Tag – so geben es die Kunden vor. Wie das Reporting auszusehen hat, legen wir gemeinsam mit dem Kunden fest: Von einer kurzen E-Mail mit den zwei bis drei Highlights der Woche bis hin zu ausführlichen Informationen zu Budget, Aktivitäten, Share of Voice u.v.m. ist bei meinen Kunden alles dabei. Es dürfen E-Mails geschrieben, Excel-Tabellen gepflegt, Präsentationen vervollständigt und Online-Coverage-Tracker aktualisiert werden. Glücklicherweise unterstützen wir uns im Team dabei gegenseitig. Ein Blick über die Entwürfe macht mich stolz, Teil eines so kompetenten Teams zu sein. Ich ergänze noch die aktualisierten Projektpläne und schicke die Reportings an die Kunden.
Als Account Managerin liegt es in meiner Verantwortung, den Überblick über alle Projekte zu behalten. Dazu zählt auch die Kontrolle des uns als beauftragte PR-Agentur zur Verfügung stehenden Budgets. Denn unsere Arbeit hat selbstverständlich ihren Preis und wird entsprechend mit dem Kundenbudget verrechnet. Aktuell sieht es so aus, als würden wir bei einem meiner Kunden am Ende des Monats Budget übrighaben. Kommt selten vor, denn meist läuft es eher andersherum. Vielleicht können wir dafür im nächsten Monat ein Projekt mehr umsetzen. Dafür muss der Kunde allerdings mitarbeiten, das heißt uns Rückmeldung zu Vorschlägen geben und Freigaben von Texten erteilen. Hin und wieder ist hier eine freundliche Erinnerung nötig.
Darum liebe ich meinen Job
C brauche ich für das Statement, das ich heute Morgen an ihn delegiert habe, nicht erinnern: Das liegt mir zeitnah zum Zweitcheck vor. Die Freigabe vom Kunden erfolgt ebenfalls umgehend und in einem gemeinsamen Kraftakt landet das Thema binnen weniger als einem Arbeitstag im Posteingang der Journalisten – eine Meisterleistung, auf die wir regelmäßig stolz sind. Wenn sich dann noch ein Journalist aus der Wirtschafts- oder Tagespresse bei uns meldet und ein Interview zum Thema anfragt, dann hat sich die harte Arbeit wirklich gelohnt und es werden großzügig Lobes-Memes im Team verteilt.
Mit so einem klasse Team kann die Arbeit nur Spaß machen!
Den Fachartikel von B kann ich mir kurz vor Feierabend noch anschauen. Ein paar Mini-Änderungen nehme ich am Text vor – das ist normal, schließlich kann die Redaktion nicht die speziellen Vorlieben und Wordings von mehr als 30 Kunden im Kopf haben. Ich sage dazu nur: Teamwork makes the dream work! Und bei so großartigen Kolleg:innen macht die Arbeit, auch wenn es mal stressig werden kann, einen Heidenspaß. Und so verabschiede ich mich nach einem ereignisreichen Tag in den Feierabend und freue mich darauf, dass morgen aus dem kleinen Freitag ein großer Freitag wird.
P.S. Zu den Newslettern bin ich auch noch gekommen. Spannend, was sich in der Branche so tut – und immer wieder eine gute Inspiration für Pitches und Fachbeiträge.
Für alle, die gerne Teil unseres Teams werden möchten, geht es hier zu unseren offenen Stellen.
