Die Arbeitswelt verändert sich aktuell stark, ein Trend, der sich durch die Covid-Pandemie noch verstärkt. Dies zeigt sich deutlich in der gestiegenen Erwartung der Arbeitnehmer:innen gegenüber ihrem Arbeitgeber hinsichtlich flexibler Arbeitszeit, sinnvoller Aufgaben und einer langfristigen Karriere-Perspektive. Fühlen sich Mitarbeiter:innen von ihrem Arbeitgeber darüber hinaus nicht wertgeschätzt und passt die Unternehmenskultur nicht, sinkt die Loyalität. Nicht nur für Unternehmen, die bereits jetzt schon unter dem Fachkräftemangel leiden, ist das ein Problem. Dem kann man jedoch schon von Tag eins ab entgegenwirken: Indem neue Mitarbeiter:innen mit einem umfassen Onboarding-Verfahren im Unternehmen verwurzelt werden.
Das gesamte Arbeitsleben bei ein und demselben Unternehmen zu verbringen, ist nicht mehr die Regel. Je dynamischer der Arbeitsmarkt und die Wirtschaft werden, desto häufiger wechseln Menschen den Arbeitsplatz. Jeder Wechsel ist immer auch ein Neuanfang. Das ist einerseits spannend, andererseits mit Unsicherheiten verbunden: „Wie schnell finde ich mich in der neuen Firma zurecht?“, „Komme ich mit den Prozessen und Aufgaben klar?“, „Wer wird Teil meines Teams sein?“.
Herausforderung durch Covid: Richtig ankommen aber digital?
Während der Covid-Pandemie kam oft noch eine Extraherausforderung auf Jobwechsler zu: Häufig wurde vom Vorstellungsgespräch bis zur Einarbeitungsphase alles digital abgewickelt, ebenso wie das Kennenlernen der neuen Kolleg:innen. Persönlicher Kontakt vom gemeinsamen Schwatz an der Kaffeemaschine hin zu Teamevents oder Firmenveranstaltungen entfielen. Dies führte von Anfang an zu einer geringeren Bindung an den neuen und auch bestehenden Arbeitgeber – ganz abgesehen von der allgemeinen, andauernden Stress-Situation, die die Menschen belastete. Nicht verwunderlich also, dass Umfragen zeigen, dass rund zwei Drittel der Arbeitnehmer:innen aktuell fest planen oder es in Erwägung ziehen, bald den Arbeitsplatz zu wechseln.
In dieser Situation ist ein strukturiertes und professionelles Onboarding Gold wert. Das haben viele Unternehmen erkannt. Laut einer Haufe Umfrage hatten im Jahr 2019 lediglich 12 Prozent der Unternehmen ein eigenes Onboarding-Budget. Im Jahr 2021 waren es bereits 22 Prozent. Die Praxis zeigt, dass es funktioniert. Wir beim Full-Service-Kommunikationsdienstleister Akima Media, haben auch während der Pandemie weiter neue Kolleg:innen eingestellt und ongeboarded. Hier hat sich unser etabliertes Onboarding-Verfahren bewährt.
Von der Belegschaft aktiv praktiziertes Onboarding ist essenziell und notwendig.
Neue Kolleg:innen ernst nehmen, von Tag eins an
Wichtig ist, von Anfang an richtig loszulegen und neue Kolleg:innen einzubeziehen. Bei manchen Unternehmen schwebt der „Neuankömmling“ am ersten Tag ein wenig im Vakuum. Keiner hat Zeit oder fühlt sich zuständig. Sind Zuständigkeiten vorab klar geregelt, läuft der Prozess automatisch. Denn die Kolleg:innen, die das Onboarding steuern und begleiten, wissen, dass sie sich Zeit nehmen dürfen und müssen.
Bei Akima werden neue Kolleg:innen beispielsweise von einer zuständigen Ansprechpartnerin in Empfang genommen, mit der gemeinsam alles Organisatorische geklärt wird – vom Schlüssel, über Urlaub bis hin zu unterschiedlichen Prozessen und den nötigen Zugängen und Zubehör. Anhand einer Liste können sich die neuen Mitarbeiter:innen dann in den folgenden Tagen durch den Onboarding-Prozess orientieren. Dabei haben sie mit verschiedenen Kolleg:innen zu tun, die ihnen unterschiedliche Fach- und Themenbereiche näher erläutern. Der Vorteil: Neue Mitarbeiter:innen lernen gleich mehrere Kolleg:innen kennen. Solche und vergleichbare Prozesse zeigen neuen Angestellten, dass sich das Unternehmen auf sie vorbereitet hat. Gleichzeitig vermittelt es ein Zeichen der Wertschätzung.
Bei aller Effizienz ist es auch wichtig, die Leute nicht mit Informationen zu überfrachten. Die neuen Kolleg:innen sollen Zeit bekommen, richtig anzukommen. Jeder Mensch arbeitet unterschiedlich. Deswegen sollten Onboarding-Prozesse nicht starr sein, sondern ein wenig flexibel anpassbar bleiben. Bei Akima verteilt sich das Wichtigste auf den ersten Tag. Andere tiefergehende Abläufe, wie die Einführung in Tools und bestimmte Arbeitsprozesse, können sich über die ersten Wochen hinziehen. Jeder darf sich die Zeit nehmen, die er oder sie braucht.
Schnell den Einfluss der eigenen Arbeit erkennen
Optimalerweise sollten neue Kolleg:innen direkt in Kommunikationstermine einbezogen werden. So sind sie schnell Teil des Teams und finden sich in den Abläufen zurecht. Dadurch lernen sie außerdem das Geschäft und die Kunden schneller kennen. „Als ich als Volontärin angefangen habe, halfen unsere täglichen Unit-Treffen sehr. Sich jeden Tag zu sehen war super, um die Kollegen kennenzulernen und von ihnen erste PR-Insights zu erlangen. Ich habe mich von Anfang an wie ein vollwertiges Teammitglied gefühlt,“ erzählt Caroline Arheidt, Senior Account Executive bei Akima.
Wer Arbeitsweisen versteht, kann selbst schneller Aufgaben übernehmen. Das gilt ebenso für die Ausbildung. Praktikant:innen und Volontär:innen tragen zum Erfolg bei und bekommen etwas dafür zurück. Je schneller neue Kolleg:innen wissen, „wie der Hase läuft“, desto schneller können sie ins Tagesgeschäft einsteigen. Davon profitiert das Unternehmen, gleichzeitig merken neue Mitarbeiter:innen, dass sie etwas bewirken. „Ich bin im Dezember 2021 zu Akima gekommen, also mitten in der Omikron-Welle. Trotzdem war ich wirklich schnell drin. Am ersten Tag hatte ich vor Feierabend schon den ersten Text geschrieben,“ sagt Gary Huck, Redaktionsleiter bei Akima.
Der persönliche Coach macht den Unterschied
Bei Akima bekommt außerdem jeder neue Mitarbeiter einen Coach zu Seite gestellt. Das ist ein(e) erfahrene(r) Kolleg:in aus einem anderen Team. Das ist wichtig für den offenen, ungebundenen Austausch über mögliche Probleme im eigenen Team. Der Coach ist weder weisungsbefugt noch der lange Arm des Managements. Es geht darum, Kolleg:innen eine(n) Ansprechpartner:in zu geben, der / die ihnen helfen kann, wenn sie das möchten.
Das Onboarding neuer Angestellter ist essenziell und notwendig. Aber nur eine grobe Prozesskette aufzustellen, die abgearbeitet werden soll, reicht nicht aus. Onboarding muss aktiv von der Belegschaft praktiziert werden. Nur wenn die Kolleg:innen wissen, dass es gewünscht ist und sie sich darum kümmern sollen und dürfen, werden sowohl das Unternehmen, als auch der / die neue Mitarbeiter:in daraus einen Mehrwert ziehen. Denn ein(e) Mitarbeiter:in der / die von Anfang an wertgeschätzt und einbezogen wird, ist dem Arbeitgeber gegenüber eher loyaler und bleibt damit länger im Unternehmen. Und das ist heutzutage wirklich wichtig. Der Fachkräftemangel hat dazu geführt, dass es vielen Menschen nicht an beruflichen Chancen mangelt. Das Kredo der Unternehmen sollte sein, ein Arbeitgeber zu werden, bei dem die Mitarbeiter:innen trotz anderer beruflicher Chancen gerne bleiben.
